A legtöbbünknek egy rendezvény megszervezése nagy kihívás. Először is meg kell értenünk mi is a rendezvény célja, ki a célközönség és hogyan tudjuk hozzájuk eljuttatni az üzenetet. Gyakran akik tájékoztatnak pontosan tudják milyen rendezvényt akarnak, azonban vannak olyan esetek is amikor nem biztosak benne és tőled várnak útbaigazítást. Íme 8 tanács arról mire vigyázz és mit kerülj el a rendezvény megtervezésekor.
1. Ne veszítsd szem elől mi is a célja a rendezvénynek
Ne vessz el a logisztikában. A rendezvénynek a megbízó céljait kell támogatnia. Tudd, higy mik ezek a célok.
2. Ne tervezz meg egy rendezvényt előzetes tájékoztató nélkül
Addig el se kezd az előkészületeket amíg nem kaptál részletest tájékoztatást az ügyféltől vagy a menedzsmenttől. A tájékoztatásnak a rendezvény céljáról, a büdzséről és minden olyanról kell szólnia ami fontos lehet és számításba kell venni a szervezéskor.
3. Ne ragadj le az első helyszínnél vagy beszállítónál.
Mielőtt döntenél, nézz szét a piacon. Lehet, hogy találsz valami különlegeset. És ha megtalálod, sikerül többet nyújtanod.
4. Ne hagyj mindent az utolsó pillanatra
Ha nem kezded el a rendezvény szervezését időben, szinte biztos, hogy az nem lesz zökkenőmentes. Kövess egy „teendők“ listát és így minimalizálhatod a problémákat. Ideális esetben egy évet kellene szánni a szervezésre.
5. Ne kezdj bele tájékoztatás nélkül
Fontos, hogy egy csapatként dolgozzatok és megtegyetek mindent azért, hogy a rendezvény zökkenőmentesen zajlódjon le.
6. Ne becsüld alá az audio-vizuális berendezések minőségének fontosságát
Nincs annál szörnyűbb mint amikor a mikrofon zúg vagy amikor a zene olyan hangos, hogy a vendégek nem hallják egymás hangját. Ha a helynek nincsen megfelelő berendezése vagy technikusa, a kölcsönzés a legjobb módszer. Az ezzel foglakozó hangtechnikai cégek a minőséggel kapcsolatos felelősséget is leveszik a válladról.
7. Ne legyen kevés vagy rossz az étel
Ha például vacsoraidőben szervezel egy koktélos eseményt, figyelj, hogy a mennyiségek egy vacsorának megfelelőek legyenek. Legyen könnyen ehető, hogy a másik kézükben a vendégek foghassák a koktélokat. Nincs annál rosszabb mint amikor a megrendelők éhesen távoznak.
8. Ne hívjunk olyan műsorvezetőt vagy előadóművészt akit nem láttunk élőben vagy kazettán
Nem akarsz meglepetést a rendezvényeden. Ellenőrizd, hogy a szórakoztató előadás a megfelelő hangulatot hozza létre, nem túl hangos vagy nyom el mindent, illetve, hogy az előadó is tudja mit szeretnél elérni az esemény által.
Forrás: rendezvenyszervezes.blogter.hu
