A rendezvény büdzsé, bevételek, költségek
A rendezvény céljait megbeszéltétek. Az időpontokról is megegyeztetek. A következő fontos lépés a büdzsé. Ez adja majd a keretet a döntéseitekhez. Minden fix és változó költséget tartalmaznia kell és az esemény egésze alatt figyelembe kell venni. Kiszámolása hosszú munka és többszöri átbeszélést igényel. Ellenőrizni és frissíteni kell ahogy a szervezés előrehalad nehogy meglepetések érjenek a rendezvény alatt vagy után.
Mit tartalmazzon?
Készítsünk listát a rendezvény minden várható költségéről, bevételekről. A rendezvény minden részletét gondoljuk át, a vendégek otthonról való elindulásától egészen a visszaérkezésükig. Utazási költségek, szállás, a rendezvény maga, látványtechnika, catering, ajándékok, információs anyagok, előadók, előadóművészek. Válasszuk szét a fix és változó költségeket. Ezen belül különítsük el a várható bevételi forrásokat (pld: belépődíj)
A lehető legjobb ár megtalálása
Miután összeállítottuk a listát, megbecsülhetjük a költségeket. A legdrágább dolgokat érdemes több helyre elküldeni és árajánlatokat kérni. Azonban nézzük meg alaposan, hogy a beszállító minden lehetséges költséget belekalkulált-e az ajánlatba. Nem akarunk a rendezvényünkön kellemetlen meglepetéseket.
Hogyan jussunk pénzhez a rendezvényből
Miután megnéztük a költségeket, itt az ideje az esetleges bevételi források számbavételének. A rendezvény bevételi céljainak tükrében, lehet, hogy bevételt kell nyernünk regisztrálási díjból, szponzorálásból, jegyeladásból, adakozásból. Ha belső rendezvényt szervezünk és megvannak a megfelelő anyagi források, a bevételi oldallal nem kell törődnünk.
A rendezvény különböző költségei
Fontos tudni mi tartozik a fix és mi a változó költségek közé. Különösen, ha profitra szeretnénk szert tenni. A fix költségek nem változnak, nem függenek a résztvevők számától, míg a változó költségek igen. Meg kell találni a „megéri“ pontot is, hogy kalkulálni tudjuk a regisztrációs díjat vagy a belépőt.
A végső szó
Használjunk spreadsheetet a büdzsé és költségek listájához. Ezzel megkönnyítjük a változtatások utáni kalkulációt.
Minden beszállítóval történt megbeszélés után, frissítsük az adatokat.
Forrás: rendezvenyszervezes.blogter.hu
