Ellenőrizz mindent kétszer
Egy héttel a rendezvény előtt újra ellenőrizz le mindent, a résztvevőktől a beszállítókig. Készíts egy tervet arra az esetre is ha valami hiba csúszik a számításokba. Hasznos lehet mások tapasztalatait is meghallgatni.
Érkezz időben
Mindenki aki részt vesz valamilyen módon a rendezvényen érkezzen korán. Így van idő arra, hogy mondjuk az esetleges változásokról is mindenki hallhasson. Legyen egy szoba ahol összegyűltök és röviden átbeszélitek a rendezvényt. Mindenki kapja meg a fő programpontokat, időpontokat illetve az elérhetőségeket papíron.
Észrevehető jelzések
Fontos, hogy mindenki által jól érthető jelzésekkel lássuk el a rendezvény helyszínét. Legyen szó akár a megjelentekről, a szervezőkről vagy a beszállítókról. Nem szabad abban bízni, hogy majd a személyzet útbaigazít minden érkező vendéget. Arra is gondolni kell, hogy van aki esetleg gyalog vagy busszal érkezik a rendezvényre. Nem nagy munka a legközelebbi buszmegállóba is kitenni az útbaigazítást.
Legyen tartalék
Bármilyen audio-vizuális berendezésből legyen egy tartalék. Minden jobb ilyen cég tudja hogyan kell az esetleges problémákat kezelni a rendezvény helyszínén. Teszteljétek le a mikrofonokat és legyenek bennük új elemek.
Legyen elérhető mindenki
Használjatok házon belüli rádiórendszert, hogy bárki a személyzet közül gyorsan elérhető legyen. Ez biztosítja, hogy adott esetben gyorsan érkezzen a segítség. Tudd meg tűz esetén kit kell riasztani.
Eltűnt tárgyak
Semmi értékes ne maradjon felügyelet nélkül. Használat után tegyük a számítógépeket is zárható szekrényekbe és annál legyen a kulcs aki majd használni fogja a gépet. A rendezvény után nézzetek szét és gyűjtsetek össze minden vendégek által ott felejtett tárgyat. Ugyanis kellemetlen lehet, ha később nem tudunk róluk mit mondani.
Kapcsolattartás
Készíts listát azok telefonszámából akik elérhetőségére a rendezvény alatt szükség lehet. Legyenek vészhelyzetre is telefonszámaid és készíts evakuálási tervet.
Légy felkészült
Mindig legyen nálad túlélő felszerelés, úgy mint olló, ragasztószalag, zseblámpa vagy filctoll. El sem hiszed milyen gyakran szükség lehet rájuk. Legyenek nálad a kulcsok is egy kulcstartón. Nincs annál rosszabb mint vészhelyzetkor egy bezárt ajtó előtt állni.
Maradj higgadt és nyugodt
Ha jó hangulatú a rendezvény a kisebb hibák észrevétlenek maradnak. Ne pánikolj. Próbálj nyugodtan kigondolni valami megoldást. Az soha nem segít ha az érzelmeid vezérelnek vészhelyzetben. Ha valami nagyon fontos dologban kell döntened, kérd ki a helyszínen lévő vezető véleményét.
Forrás: rendezvenyszervezes.blogter.hu
