Amit mindenképpen tartalmaznia kell:
Helyszín bérleti díja
Étel, ital
Alkalmazottak
Kölcsönzések
Produkció (színpad, világítás, hangtechnika, audió-vizuális berendezések)
Szállítási és felállítási költségek
Dekoráció
2. Egyebek:
Engedélyek
Letétek
Személyzeti étkeztetés
Takarítás
Állványzatok
Áramellátás
Hangszerkölcsönzés
Padlózat építése, színpad
Nyomtatványok (menü, meghívók)
Előadók utazási költségei, szállás, egyéb költségek
Külön sátor a személyzetnek, előadóknak
Esős idő esetére felszerelések
WC kölcsönzés, azok díszítése (virágok) + törölköző
Hősugárzók, ventillátorok
Fülhallgatós rádiók (belső kommunikáció)
Előadóknak étkeztetés, alkohol, tükrök
Személyzeti ruhák
Biztosítás
Tervezés, produkció és állványzat
Öltöző (személyzet és felszerelés)
Beszélők, előadók
Speciális effektek
Biztonságiak
Elsősegély
Tűzoltókészülék
Törés és egyéb károk
3. Figyeljünk minden apró részletre
Gondoljuk végig a rendezvényt az elejétől a végéig
Minden költséget jegyezzünk le és frissítsük az adatokat
Tervezzünk előre nem látható kiadásokkal is
4. Mit tegyünk ha mégis túllépjük a büdzsét?
A dekoráció és az előadók a két terület ahol csökkenthetjük a rendezvény kiadásait.
Próbálkozzunk több kreatív ötlettel
5. Előre nem látható kiadások tervezése
Általában erre a teljes büdzsé 1-2 százalékát kell ütemezni. Bár ez a 15 százalékig is felmehet. Érdemes a teljes büdzsénél maximum árakkal kalkulálni és így a tartalék valószínűleg elegendő lesz az esetleges alulkalkulálások ellensúlyozására.
A büdzsén belül maradni, vagy kevesebb pénzből megrendezni a rendezvényt jót tesz cégünk hitelességének. Ne feledjük, az ellenkezője is igaz.
Forrás: rendezvenyszervezes.blogter.hu
