Elengedhetetlen, hogy a rendezvény jó lebonyolítása érdekében alaposan megismerjük a kiválasztott helyszínt. Ennek érdekében szükséges minden olyan szakembert meghívni egy előzetes helyszínbejárásra, akik közreműködnek valamilyen formában az adott rendezvény kivitelezésében: catering-, dekoráció-, technikai- és műsorszolgáltatót, a helyi kapcsolattartót és a felelős műszaki vezetőt. Ennek célja, hogy minél jobban kizárjuk a hibalehetőséget, hogy minden szolgáltató megismerje a másik igényeit és feladatkörét, és egymást segítve és egyeztetve járuljanak hozzá a sikeres program végrehajtásához. Az alábbiakban összegyűjtöttük, hogy mire kell odafigyelni a....
- catering elhelyezésére, megfelelő létszámú (álló vagy ültetetett) étkezési hely kialakítására
- regisztrációs asztalok biztosítására (hostessekkel)
- dekoráció kivitelezésére
- színpad, dobogó megfelelő helyének kiválasztására (lehetőség szerint a fellépő művészeknek ne a közönségen keresztül kelljen felmenni a színpadra)
- hang- és fénytechnika, hangulatvilágítás elhelyezéséről (szükség esetén ne csak "front" hangosítás legyen!)
- művész öltözőre
- amennyiben kiegészítő szolgáltatások is lesznek a rendezvényen (pl. kaszinó, jósda,karikatúrista, ...stb.) ezek megfelelő elhelyezéséről is gondoskodni kell.
- a szükséges áramellátásra 220V és 380V háromfázis (catering, hangosítás)
- igény esetén dohányzóhely kialakítására
- megfelelő parkolás biztosítására
- szabadtéri rendezvény esetén megfelelő illemhely biztosítására (külön a fellépőknek)
Forrás: rendezvenyszervezo.blog.hu
